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Par Nathalie Pouillard le 28.12.2018

Au travail, la planification des tâches est primordiale, elle vous donne une visibilité sur ce que vous avez à faire, dans quel ordre et sans omissions !
Il est très important que vous soyez organisé pour accomplir vos différentes missions, notamment en gestion de projet

Vous savez ainsi où vous en êtes vous-même, vous favorisez le travail d'équipe et vous êtes à même de communiquer sur vos avancements auprès de votre direction, vos partenaires et vos clients.Eur 11 S Fr Ralph LaurenTaille Sweat À 25Picclick Capuche rtdhxCsQ

Nous vous guidons dans cette étape cruciale alliant organisation, collaboration et productivité.

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La planification des tâches : définition et enjeux

La planification a pour objectif de déterminer et d’ordonnancer les tâches à effectuer au sein d’un projet, puis d’estimer leur durée et les ressources nécessaires à leur accomplissement.
Il existe plusieurs techniques pour parvenir à découper un projet en tâches et pour les répartir sur un planning

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.

La gestion des tâches compte un ensemble d’actions :

  1. l’identification des tâches, grâce au découpage du projet,
  2. la priorisation des tâches : l’ordonnancement des tâches les unes par rapport aux autres,
  3. la planification des tâches : leur répartition dans le temps,
  4. la répartition des tâches : l’allocation des ressources.

Interconnectées, ces actions nécessitent parfois de passer à l’étape suivante puis de réajuster. Par exemple, des contraintes dans la répartition des ressources humaines peuvent amener à revoir la planification.

La planification est bien entendu étroitement liée au facteur temps (quand ?), mais aussi :

  • aux objectifs (quoi ?),
  • aux parties prenantes (qui ?),
  • aux méthodes et outils (comment ?), 
  • aux contraintes :
    • les ressources sont souvent limitées (main d’œuvre, matériel) ; 
    • la durée du projet doit être la plus courte possible ;
    • le coût doit être le moins élevé possible et rentrer dans le budget initialement alloué ; 
    • la qualité doit être optimale et conforme aux prévisions.

Ainsi, 5 paramètres essentiels sont à prendre en compte : 

  • la qualité, 
  • le coût, 
  • le délai, 
  • la performance, 
  • les risques.
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L’importance de la planification

La planification des tâches est primordiale car elle permet :

  • de définir l’enchaînement logique des tâches entre elles et dans le temps,
  • d’exprimer un besoin en ressources ou moyens,
  • d’analyser les charges de travail,
  • de prendre en compte les facteurs de risques (contraintes extérieures au projet),
  • de comparer l’avancement réel par rapport aux prévisions,
  • d’analyser les conséquences d’un écart entre ce qui était planifié et le réel, 
  • d’identifier les dates de début « au plus tard » des tâches, et de fin « au plus tôt »,
  • de simuler des hypothèses optimistes, pessimistes, ou probables,
  • de prioriser les tâches.

La gestion des tâches

Découpage et ordonnancement des tâches

Pour accomplir une tâche impossible, on la débite en petits bouts de tâches simplement très difficiles, qu’on divise ensuite en tâches horriblement pénibles, qu’on segmente à leur tour en travaux délicats et ainsi de suite

Terry Pratchett, auteur anglais

Voilà le secret ! Pour améliorer la faisabilité du projet, il faut rendre les tâches plus abordables et moins effrayantes, pour mobiliser et motiver les collaborateurs. Chaque tâche réalisée devient alors une réussite réconfortante.

Le découpage des tâches permet aussi de faciliter l’estimation des durées et des coûts, et d’écarter de nombreux facteurs de risques dus à des projections trop éloignées dans le temps. C’est ce qu’on appelle l’effet tunnel : il est impossible d’évaluer la charge de travail autrement.

Idéalement, la tâche découpée est rapide (une journée par exemple) et « atomique » : c’est une unité du projet, elle peut être réalisée seule.
Si elle dépend des autres et que ses contours sont trop flous, il faut revoir le découpage. Pour ce faire, plusieurs méthodes peuvent vous aider.

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Le mind mapping (carte mentale)

Cette méthode, qui permet d’organiser son esprit et de prendre des décisions réfléchies en faisant le tour d’une problématique, peut être utilisée en individuel ou en groupe.
L’objectif principal est inscrit au centre, donnant naissance à des branches de mots clés qui se créent au fur et à mesure, d’où partent d’autres idées, tâches et contraintes. Le schéma va du général (au centre) vers le spécifique.

Chef de projet, équipe projet, votre travail ne s’arrête pas là : maintenant que les différentes tâches sont bien identifiées, il vous faut établir leur interconnexion (ou interdépendance).

Les tâches peuvent être : 

  • successives, 
  • simultanées, 
  • convergentes.

Mais lesquelles réaliser en premier pour un enchaînement logique et fluide ?

Deux critères entrent en jeu :

  • l’importance de la tâche dans l’ensemble du projet,
  • son degré d’urgence.

Le Work Breakdown Structure (WBS)

Organigramme des Tâches du Projet (OTP) en français, c’est l’une des méthodes opérationnelles les plus connues pour découper un projet en unités gérables. 
Il s’agit d’un mapping hiérarchique qui part des activités majeures à réaliser, c’est-à-dire des livrables principaux et sous-livrables (ci-dessous projet mère et tâches enfants) vers les tâches nécessaires à leur réalisation et les sous-tâches.

Pour cela, il faut bien entendu :

  • avoir réalisé un inventaire exhaustif de tous ces livrables et tâches en amont,
  • identifier les tâches interdépendantes liées à des livrables et sous-livrables bien définis (organisées ci-dessus en colonnes).

La méthode MoSCoWEur 11 S Fr Ralph LaurenTaille Sweat À 25Picclick Capuche rtdhxCsQ

Dans la gestion de projet agile, cette méthode de priorisation se concentre justement sur l’importance de la tâche et son impact sur la réalisation du projet.

Il y a les tâches :

  • Must have : indispensables,
  • Should have : importantes,
  • Could have : peu impactantes,
  • Won’t have but would like : optionnelles.

La matrice Eisenhower

Elle priorise l’importance sur l’urgence.
Citation extraite de l’article cliquable ici :

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.

Dwight David Eisenhower

NB : Le même type de matrice peut être utilisé avec les critères « gain » et « effort » :

Pour les plus scientifiques, une autre méthode : la simulation Monte-Carlo.

C’est une technique mathématique informatisée qui propose plusieurs schémas possibles et leurs probabilités de réalisation suivant les décisions prises. Toutes les conséquences des choix intermédiaires sont comprises dans le calcul.

La multiplication des critères (scoring)

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  1. Listez les tâches à effectuer, dans n’importe quel ordre ; 
  2. Si vous comptez 5 tâches, attribuez à chacune d’entre elles des notes d’urgence et d’importance de 1 (minimum) à 5 (maximum) ;
  3. Multipliez les deux notes ;
  4. Dans la colonne priorité, la plus urgente est celle qui a la note la plus élevée, etc.
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Tâches (non triées) Importance Urgence X Priorité
Tâche A 2 4 8 2
Tâche B4 1 5 5 4
Tâche C 3 2 6 3
Tâche D 4 3 12 1
Tâche E 5 1 5 4

Cela fonctionne aussi avec les critères « gain »/« effort ».

Le diagramme de PERT 

Il schématise la connexion entre les tâches.


© Wikiversity

La durée estimée permet d’établir le chemin le plus court, mais aussi d’amener à la méthode du chemin critique, qui identifie le chemin le plus critique, le plus long pour atteindre l’objectif.


© M7

Cette méthode, mise au point par Morgan Walker et James Kelley en 1957 pour gérer des projets avec un grand nombre de tâches, est remise en question car elle ne prend pas en compte les ressources humaines, budgétaires, matérielles et technologiques, essentielles pour une projection réaliste.

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Planification et répartition des tâches

Comme pour le découpage et les méthodes d’ordonnancement des tâches, ces deux phases sont réunies dans un même point car elles vont de pair.
De nombreux outils de planification des tâches existent. En voici un panel.

La méthode de la chaîne critique

Pour pallier les lacunes de la méthode du chemin critique, de nombreux responsables projets préconisent plutôt la méthode de la chaîne critique, car elle tient compte :

  • des ressources disponibles, de leur nivellement,
  • des facteurs de risques (coûts cachés, retards, défaillances),
  • des conflits de priorité dus au multitasking des collaborateurs, ces derniers ne pouvant pas se consacrer pleinement à plusieurs tâches en même temps,
  • d’une mutualisation des marges de sécurité des tâches critiques (tampon projet ou buffer).


[Chemin critique vs chaîne critique]

Retrouvez dans cet article des extraits de formation sur les méthodes PERT et de la chaîne critique, rapides et concrets. 

Le diagramme de Gantt

Il présente graphiquement l’avancement des tâches et leurs échéances, avec la liste des activités (en ordonnée) et les unités de temps (en abscisse).
A chacune de ses tâches peuvent être liées :

  • des ressources (moyens humains ou matériels), 
  • des connexions (avec d’autres tâches), 
  • des dates (de début et de fin).

Le diagramme de Gantt (du nom de son créateur, Henry Gantt) est très utilisé car il est :

  • simple d’utilisation, 
  • pratique à mettre à jour, 
  • facilement compréhensible des experts comme des néophytes, 
  • très visuel,
  • structurant,
  • collaboratif,
  • dynamique.


© diagramme-de-gantt.fr

Exemple 2 :


© Wikiversity

En parallèle, un tableau de répartition des tâches peut être réalisé, appelé parfois le kifékoi ?
Synthétique, il fournit au chef de projet un outil de pilotage résumant les missions de toutes les parties prenantes et les moyens à mettre en œuvre pour les réaliser. 

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Qui ? (acteur) Fait quoi ? (mission, tâche) Avec qui ? (experts, partenaires) Pour quand ? (planning) Comment ? (outil, moyens) Suivi
           
           
           

Les solutions logicielles de planification des tâches

Exit les panneaux muraux à gouttières ou à fiches en T !

Quant à Excel, dont les fonctionnalités peuvent être poussées à condition de les maîtriser, pourquoi pas. Mais pour les novices et les gestionnaires de projet qui n’ont pas de temps à perdre, passez votre chemin !

Excel est :

  • chronophage,
  • pas adapté au travail collaboratif,
  • pas mobile,
  • peu lisible quand de nombreuses tâches sont planifiées.

Petit aperçu du planificateur de tâches sur Excel avec la réalisation d’un diagramme de Gantt :

Et plusieurs modèles de plannings projet sur Excel : ici.

Et maintenant, bienvenue dans l’ère du numérique, de la collaboration et de la mobilité !

Quelques outils de planification de tâches gratuitsEur 11 S Fr Ralph LaurenTaille Sweat À 25Picclick Capuche rtdhxCsQ

Votre agenda électronique Outlook ou Gmail

Créez des tâches, avec des couleurs dédiées, des récurrences, des débuts et des fins. Elles s’afficheront ensuite dans votre calendrier, consultable depuis votre ordinateur ou votre smartphone, et vous enverront des rappels.
Vous pouvez aussi inviter des personnes et ajouter des pièces jointes.
C’est mieux qu’Excel pour la collaboration, mais cela ne permet pas de faire des diagrammes par exemple, ni d’avoir une visualisation d’ensemble, des rapports personnalisés, etc.

Les applications sur Android ou iPhone

De nombreuses applications du type to do list existent, telles que WunderlistLauren Handbags Lauren And Ralph Ralph Bags PXOuTkZi et Todoist. Mais leurs fonctionnalités sont plutôt basiques. Pour en avoir plus, il faut souvent passer à la version premium.

Exemple avec Todoist, qui détecte automatiquement certaines informations clés dans votre langage (« réunion chaque lundi ») et automatise la tâche récurrente.

Autres avantages : 

  • checklist
  • notifications géolocalisées, 
  • synchronisation avec iCal, Google Agenda, etc.,
  • gratuité pour 80 projets actifs.

Le logiciel de gestion de tâches open source de référence : redmine

Entièrement configurable, Redmine s’adapte facilement aux spécificités de vos projets. Vous pouvez créer autant de champs que vous le souhaitez sous forme de tickets (demandes d’actions), afin de les regrouper et de les filtrer rapidement. 
Comme tout logiciel open source, il faut compter un temps de configuration et des compétences IT en interne, mais l’outil en vaut la peine en s’adaptant à vos besoins et vos contraintes.

Redmine propose entre autres :

  • un nombre d’utilisateurs illimité,
  • une connexion sécurisée avec login et mot de passe,
  • un aperçu de tous les projets en cours,
  • une feuille de route (roadmap),
  • une visualisation sous forme de calendrier ou de liste, 
  • la création de listes personnalisées,
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  • le partage avec les membres de votre équipe,
  • la création de tickets avec titre, description, numéro et champs personnalisables,
  • la génération de rapports (graphiques de Gantt, d’avancement [burndown chart]).

Les planificateurs de tâches payants

Asana, la collaboration au centre

Asana propose une version gratuite jusqu’à 15 utilisateurs et une version premium à partir de 5,75 €/mois/utilisateur pour les petites entreprises.

C’est un logiciel de gestion de tâches et de gestion de projet conçu pour la collaboration et la planification de projets de taille intermédiaire. 

Il offre une expérience utilisateur et collaborateur agréable avec une interface intuitive et des fonctionnalités bien pensées.
Il permet notamment l’intégration de nombreux outils tels que Redmine, Gmail, Outlook, Slack, Zapier, etc.

Six astuces permises par Asana sont présentées dans cet article :

MeisterTask, agile et visuel

MeisterTask propose aussi une version gratuite, cliquez sur le lien pour voir ce qu’elle inclut.

C’est un outil de gestion des tâches très intuitif à destination des équipes travaillant en mode projet. Il s’adapte à tous les projets et processus de travail agiles. Son interface est agréable et personnalisable.
Combiné avec MindMeister, il permet de créer et de collaborer sur des cartes mentales (mind mapping).

Il propose :

  • la création et la gestion de tableaux de bord personnalisables, 
  • des tableaux Kanban, 
  • des calendriers éditoriaux, 
  • l’automatisation de certaines tâches,
  • des intégrations faciles avec les outils utilisés par votre équipe (Github, Office 365, G Suite, Outlook, Zapier, etc.),
  • l’ajout de documents,
  • la connexion et la dépendance entre les tâches,
  • des champs personnalisables dans chaque tâche, etc.,
  • une application mobile gratuite pour iPhone et iPad.

Le planificateur de tâches sur Windows 10

Microsoft Planner fait partie de la suite Office 365.
Il est souvent comparé à Trello pour son ordonnancement des tâches : 

  • des colonnes personnalisables, 
  • des cartes symbolisant les tâches, déplaçables de colonne en colonne. 

Il permet aussi :

Il est gratuit pour toute personne abonnée à Office 365 particulier ou entreprise, sinon retrouvez tous les tarifs pour les PME ici.

Trello, l'outil des créatifs

Trello est une application qui permet de créer facilement des espaces visuels divisés en étapes pour organiser et suivre l’avancement de vos projets de manière fluide. 

Très apprécié des équipes créatives, il offre une visualisation rapide de l’avancement du projet grâce à des tableaux inspirés de la méthode Kanban (post-it sur un tableau blanc). 
Comme Microsoft Planner, il n’est pas adapté aux projets complexes, mais c’est une bonne solution pour une gestion des tâches simple.

Ne vous tuez plus à la tâche !

Les solutions ne manquent pas pour faciliter la gestion de vos tâches et planifier votre travail.
Il est très intéressant d’en choisir une qui permette l’intégration des outils dont vos équipes se servent déjà au quotidien, telles que Asana ou MeisterTask, pour un gain de temps exponentiel et un pilotage très intuitif.
Testez les versions gratuites et partagez vos expériences avec nous !

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